MELIRIK PENGEMBANGAN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

MELIRIK PENGEMBANGAN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGGURUAN TINGGGI DI ERA DIGITAL Oleh : H. M. Norsanie Darlan Peserta Fucos Group Discussion Universitas Airlanggga 15 – 16 Oktober 2019 Pendahuluan Tulisan ini diturunkan dengan menyadari sebelumnya untuk diketahui bahwa penulis tidak berlatar belakang pustakawan. Namun karena ditugasi hal ini dan turut menghadiri Fucos Group Discussian (FGD) di perpustakaan Universitas Airlangga, maka penulis mencoba mengemukakan sekelumit pengalaman apa saja yang menjadi permasalah yang dirasakan selama bertugas di UPT. Perpustakaan Universitas Palangka Raya. Dalam pengembangan manajemen perpustakaan perguruan tinggi di era digital ini, kita tentu turut mencurahkan pikiran demi pengembangan untuk menuju kemajuan perguruan tinggi. Sebagai tantangan, jika kurang memperhatian terhadap berbagai kemajuan UPT. Perpustakaan di perguruan tingggi lain, membuat perpustakaan kita tertinggal. Lebih-lebih kalau manager. perguruan tinggi kebetulan belum banyak tahu dan hanya menganggap sebuah perpustakaan perguruan sebagai pelengkap saja, namun sekarang hal ini sangat memerlukan tenaga yang kreatif tentunya. Perpustakaan sebagai jantung di sebuah perguruan tinggi seharusnya mendapatkan perhatian, terlebih dalam mempersiapkan akreditasi. Jika sebuah perpustakaan yang tidak mendapat perhatian dengan segala kurangannya, tentu menyeret akan kualitas lulusan kita sendiri. Apalagi jika dosen-dosen belum pernah memberikan penugasan ke perpustakaan kepada mahasiswanya, membuat mahasiswanya akan dangkal pemilikan pengetahuan pada bidang ilmunya. Harapan kita semua, para pimpinan perguruan tinggi yang mengharap alumnusnya bermutu, tentu perpustakaan juga harus turut diperhatikan, terlebih jumlah buku yang memadai, pelayanan tenaga pustakawan selalu senyum dan ramah. Tentu mahasiswa/ mahasiswi akan senang untuk datang meminjam, membaca buku dan berdiskusi di perpustakaan. Apalagi buku yang tersedia cukup, maka hasil lulusannya tidak meragukan semua orang. Sebaliknya jika buku serta tidak tersedia pelayanan yang kurang menyenangkan, membuat perpustakaan kurang diminati mahasiswa dan dosen untuk datang ke perpustakaan. Namun harapan kita semua dalam pelayanan di perpustakan itu adalah supaya ramah layanan. Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan artikel ini adalah: 1.Ingin memenuhi permintaan pihak panitia FGD agar membuat sebuah karangan /tulisan/artikel guna dipublikasikan di kalangan pustakawan di tanah air. 2.Ingin menyampaikan keadaan yang sebenarnya yang ada di perpustakaan yang kita tempati sebagai upaya saling tukar menukar informasi sesama tentang perpustakaan perguruan tinggi negeri di tanah air. 3.Ingin memberikan infomasi apa sebenarnya kelebihan dan kekurangan yang kita miliki di masing-masing perpustakaan di tanah air. Bukan Pustakawan Penulis adalah bukan seorang pustakawan yang berpikir bagaimana mengklasifikasikan tumpukan buku berdasar teori Jonh Dewey, masih belum banyak tahu. Karena bukan ahlinya hal ini akibat proses SK menduduki kepala UPT Perpustakaan merupakan masalah yang sangat berat penulis pikul, karena beda keilmuan sangat sulit rasanya untuk dipecahkan. Apalagi status akreditasi perpustakaan saat itu tidak terakreditasi sama sekali. Sementara bagaimana cara memberikan talog buku yang benar belum tahu. Dihari pertama penulis meminta seluruh karyawan tua muda, PNS dan Pengawai Kontrak yang bekerja di perpustakaan itu, untuk berkumpul disaat waktu mereka harusnya istirahat, dengan konsekwensi makan siang bersama dengan menugaskan seseorang untuk mencari nasi kotak dan makan siang bersama. Penulis ingin tahu secara persis kenapa UPT Perpustakaan Universitas itu jadi tidak terakreditasi, sehingga informasi inilah dijadikan bahan untuk melakuan perubahaan. Sekedar retrospektif kebelakang dengan memperhatikan belumnya terakreditasi UPT Perpustakaan maka dalam bulan yang sama sejumlah karyawan dibentuk tim untuk menyusun/mengisi borank akreditasi dan mengantarnya ke perpustakaan nasional di Jakarta. Ternyata borank itu juga diserahkan dengan Dinas perpustakaan provinsi supaya diusulkan oleh Dinas Perpustakaan Provinsi mengusulkan ke Jakarta agar gedung yang penuh buku di Kampus UPR itu, segera terakreditasi. Sehingga dampak dari usulan itu, datanglah tim asesor melakukan visitasi ke UPT Perpustakaan Universitas Palangka Raya (UPR) di kawasan Kalimantan Tenggah itu. Pada awal tahun 2019 tim asesor datang dan melakukan visitasi, akhirnya dengan mengucap syukur Alhamdulillah, perpustakaan kami mendapat penilaian B. Sebuah anugrah dan berkat kerja keras kawan-kawan (karyawan) dalam tim kami, dalam upaya untuk melakukan perbaikan ke masa depan. Sebab penulis beranggapan kalau perpustakaan tidak terakreditasi maka bagaimana pandangan mahasiswa dan dosen serta masyarakat umum melihat perpustakaan kita, walau gedungnya paling tinggi di kampus Tunjung Nyaho Palangka Raya. Selain itu, tentu untuk usulan program studi dan jurusan fakultas-fakultas yang mau akreditasi. Tentu status perpustakan dipertanakan. Sehingga penulis yang dibantu tim berupaya agar terakreditasi. Dan dengan mengucap syukur kepada Yang Maha Esa, bahwa perjuangan dan kerja keras tim kami, ternyata berhasil menjadi kenyataan. Permasalahan Kata best practice dalam permasalahan FGD di surabaya digunakan untuk mendeskripsikan/ menguraikan “pengalaman terbaik” dari keberhasilan, termasuk dalam mengatasi berbagai masalah dalam lingkungan tertentu. Jadi Memang tidak ada disemuan pekerjaan yang tidak menemukan masalah. Apakah masalah itu kecil-kecilan atau masalah yang cukup berat dalam dunia pustaka. Namun ada pula masalah itu yang mendatangkan nikmat bagi seseorang yang menekuninya. Penulis selama setahun lebih di tempatkan rektor di UPT. Perpustakaan dikarenakan seringkali menulis baik dalam bentuk artikel maupun bentuk buku kecil sederhana, demikian juga berkomentar di media cetak baik pusat maupun daerah. Sehingga terpikir bagi penulis dengan tumpukan buku yang terdiri sejumlah lemari di rumah itu sebaiknya agar dibaca banyak orang akan dipindahkan saja ke UPT. Perpustakaan universitas Palangka Raya. Karena dulu waktu di rumah menulis menyediakan tempat sebagai Taman Bacaan Masyarakat (TBM). Namun rupanya taman bacaan itu, tidak relevan materinya bagi mereka yang datang hanya untuk belajar membaca. Karena tulisan yang dimuat dalam buku-buku bacaan itu lebih cenderung untuk kalangan mahasiswa atau SLTA ke atas. Secara bebetulan saya melihat di berbagai ruangan di perpustakaan masih ada ruangan yang kosong dan mampu di muat 5-6 lemari besi untuk buku. Sehingga bagi mahasiswa yang ingin memperdalam bidang keilmuan pendidikan masyarakat silahkan membacara di ruang tersebut. Buku-buku itu sebagian sekitar hampir 200 judul hasil karya tulis penulis selama menyandang guru besar bidang Pendidikan luar sekolah atau pendidikan non formal dan kini disebut juga pendidikan masyarakat, sejak tahun 2001. Sebab hampir setiap bulan diminta oleh masyarakat dan pemerintah daerah memapar makalah. Demikian juga dalam sejumlah pertemuan nasional pada bidang keilmuan yang sama. Dan makalah yang ditulis, diupayakan disusun dalam bentuk buku dengan jumlah terbatas. Hasil dari permintaan memberi ceramah itu (honor) yang diterima selalu disisihkan untuk biaya percetakan, maka sekali memberi ceramah, seminar, kuliah umum, dan sejeniskan dijadikan buku kecil dan sederhana. Untuk diketahui penulis sudah memiliki lebih dari 2000 ekseplar selain buku-buku tulisan sendiri. Pekerjaan sejak menyandang gelar guru besar membuat penulis harus menitif sebagian ilmu penggetahuan yang dimiliki nanti akan memberikan manfaat bukan saja bagi mahasiswa di jurusan/program studi pendidikan luar sekolah/pendidikan masyarakat, tapi juga mereka sedang menimba ilmu di proggram stranta satu (S-1) ataupun (S-2). Dan tidak menutup kemunggkinan mereka mahasiswa (S-3). Tujuan memempatkan buku di perpustakaan itu adalah selain disebutkan di atas, juga sambil mengajak siapa tahu ada dosen lain yang punya buku lebih banyak mau menyimpan karyanya atau koleksinya yang ada di rumah agar dibaca mahasiswa lain selain buku-buku keleksi yang ada di perpustakaan universitasnya sendiri. Metoda Dalam karya tulis ini, penulis menggunakan metoda pendekatan deskriptif dengan bahan dan cara yang seminimal mungkin di disekitar perpustakaan itu sendiri, caranya mewawancarai sejumlah karyawan/karyawati dan mendukomentasi serta hasil wawancara itu dianalisis. dengan apa adanya serta mengurai satu demi satu dari sekelumit yang ada dan membedakan dan kesamaan antara perpustakaan yang ada dengan sejumlah perpustakaan yang dijadikan sasaran. tentu ada satu sama yang lain terdapat perbedaan tentunya. Dari hasil analisis tersebut diuraikan sesuai dengan yang diharapkan dalam tulisan ini, sehingga dapat dimanfaatkan untuk penulisan berikutnya. Pengalaman sebelum di perpustakaan Sunggguh menakjubkan, peristiwa sebagai akademisi yang kebetulan puluhan tahun berggulat di luar dunia pustaka, memang pada awal menerima surat tugas hampir setengah bulan penulis tidak ada minat turun ke perpustakaan. Ada perasaan di hati wah apakah ini saya dibuang ?. Ataukah masa suram penulis akan tiba, setelah pernah duduk di eselon II / a baik di kampus maupun di luar kampus (pemerintah daerah provinsi Kalimantan Tengah). Tiba-tiba seorang karyawan perpustakaan menjemput saya yang menduga, saya tidak menerima SK. Sebab saat pelantikan penulis sedang berada di Semarang. Ajakan itu penulis terima, namun apa yang penulis perbuat, sebab penulis bekerja bukan ahlinya, dan takut kalau terjadi di perpustakaan yang lebih tidak populer lagi. Karena perpustakaan itu harus dikelola oleh mereka yang berlatar belakang ilmu perpustakaan, sedangkan penulis bukan seorang pustakawan. Ramah Layanan Memang sebuah pelayan itu memerlukan yang ramah. Hal itu tidak sebatas melayani mahasiswa dan dosen tipi siapa saja yang datang ke perpustakaan harus diberikan senyum dan keramahan. Setiap petugas layanan penulis ajak agar memberikan pelayanan sebesar kemampuan yang kita miliki. Mahasiswa dan dosen ataupun tamu lain yang datang ke perpustakaan harus diberikan kesan bahwa perpustakaan itu, adalah milik bersama. Bukan perpustakaan milik pribadi, tapi perpustakaan adalah milik kita bersama. Orang datang ke perpustakaan pasti ada keperluan yang di rumanya tidak ia miliki. Buku-buku di perpustakaan adalah salah satu bantuan untuk apa yang mereka cari. Jangan tamu datang ke perpustakaan dibiarkan begitu saja. Apa lagi jumlah judul buku yang banyak membuat tamu bengung mencari buku yang ia cara. Oleh sebab itu peran petugas perpustakaan membantu memberikan layanan sehingga buku yang ia cari segera ditemukan, sitamupun muncul rasa kepuasan. Akhirnya dilain waktu mereka akan datang lagi untuk mencari apa yang mereka perlukan. Keramah tamahan tenaga pelayanan di perpustakaan merukan cerminan untuk baik tidaknya pelayanan yang ada di perpustakaan ini sendiri. Sehingga dengan keramahan pelayanan yang diberikan kepada tamu, dapat meningkatkan harkat dan martabat UPT. perpustakaan itu sendiri. Disamping itu para tamu akan termotivasi untuk datang lagi ke perpustakaan. Cendera Mata Sebuah peristiwa terjadi yang katanya seumur-umur UPT. Perpustakaan Universitas Palangka Raya belum pernah terjadi. Sebagai kepala perpustakaan tentu mengumpulkan daftar kehadiran mahasiswa masing-masing fakultas. Jadi setiap fakultas disediakan 1 buku agenda kehadiran. Beda dengan tahun sebelumnya. 2 peristiwa menarik minat mahasiswa untuk datang berkunjung ke perpustakaan dari masing-masing fakultas siapa yang paling sering datang dan absen juga mencantumkan nomor HP mereka agar bila berhasil mengantungi kehadiran terbanyak ia mudah dihubungi petugas. Ditahun 2019 tepatnya bulan mei dihari Pendidikan Nasional, mahasiswa kaget sehari sebelumnya mereka ditelpon oleh petugas perpustakaan agar ikut apel bendera, dilengkapi dengan baju seragamnya. Selain itu habis upacara bendera mereka dibawa ke lobi perpustakan untuk menerima sertifikat sebagai penghargaan yang telah ditanda tangani Rektor dan kepala UPT. Perpustakaan. Selain itu mahasiswa menerima sejumlah buku yang sesuai dengan bidang keilmuanya. Misal mahasiswa yang aktif datang dari jurusan biologi. Maka mahasiswa itu diberikan buku biologi. Kehadiran mahasiswa itu baik pinjam, baca buku dan berdiskusi di ruang yang telah disiapkan. Maka mahasiswa itu dianggap sebagai duta baca. Dan ia diberikan buku yang yang sesuai dengan bidang ilmu yang ia tempuh, seperti disebutkan di atas. Mahasiswa yang mendapat hadiah ini tentu tidak tinggal diam. Yang mengabarkan kepada sesama mahasiswa satu sama lain, membuat temannyapun juga termotivasi untuk datang meminjan, membaca dan berdiskusi di perpustakaan. Betapa gembiranya seorang mahasiswa yang menerima buku yang ada kalanya sulit dicari di toko buku. Apalagi setelah menerima sertifikan dan sebutan Duta Baca oleh rektor dan kepala perpustakaan dan mahasiswa yang dengan bagganya dan meletakan sertifikan yang sudah dibingkai dengan pigura yang cukup mahal membuat namanya terangkat ke permukaan dan kabar gembira itu ia tunjukan kepada semua orang termasuk dosen, keta jurusan dan Dekan fakultasnya. Peristiwa yang sama juga dilakukan di hari kemerdekaan Repubik Indonesia, 17 Agustus 2019 lalu. Dan dihari kemerdekaan ini para Duta Baca mahasiswa dipanggil satu persatu untuk diwawancara oleh Rektor beserta Wakil-wakil Rektor, tentu mahasiswa yang dijadikan Duta Baca ini betul-betul tersanjung. Apa lagi saat itu dihadapat mahasiswa yang baru yang mengikuti upacara hari kemerdekaan, membuat motivasi tersendiri untuk mahasiswa baru agar mereka datang berkunjung dan menjadi angggota perpustakaan di Universitasnya. Layanan Meningkat Dari 2 peristiwa di tahun 2019 ini sangat terlihat minat mahasiswa untuk berkunjung ke perpustakaan, apakah hanya membaca, pinjam buku ataukah berdiskusi di ruang yang disediakan. Ternyata ada peningkatan yang sangat signifikan dari masa sebelumnya. Bahkan mahasiswa sambil menunggu jam perkuliahan menyempatkan datang ke perpustakaan karena belum waktunya, bahkan para petugas pelayanan kita masih belum datang mereka sudah menunggu di loby untuk tujuan pinjam buku yang mereka perlukan. Adapun 2 peristiwa di atas adalah pertama: hari Pendidikan Nasional (Hardiknas) yaitu pada tanggal 2 Mei dan Kedua: hari Kemerdekaan RI tanggal 17 Agustus 2019 lalu. Dan daya tarik untuk meningkatkan minat mahasiswa ke perpustakaan itu, tentu berbagai macam yang satu dengan yang lain bisa juga sama dan bisa pula beda tentunya. Karena perpustakaan di negeri kita sangat banyak, penulis menyadari tentu pasti sudah ada kesamaan ada pula perbedaan. Perpustakaan Digital Dalam rangka meningkatkan layanan digital, UPT. Perpustakaan Universitas Palangka Raya mulai tanggal 25 Mei 2019 Rektor melakukan peluncuran pertamanya dalam mempermudah layanan mahasiswa dan dosen sudah mulai memanfaatkan hal itu. Tapi disisi lain tentu belum seluruhnya mahasiswa dan dosen familiar dengan peralatan supercangggih itu. Sehingga para mahasiswa dan dosen masih lebih banyak menggunakan cara lama dan datang ke perpustakaan untuk memperoleh data yang mereka butuhnya. Permintaan yang sering datang adalah para mahasiswa yang ingin tahu, melalui internet. Namun hal ini masih sangat terbatas. Selama ini kita bekerjasama antara orang dalam dengan pusat layanan UPT TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dan dengan pihak luar kepada pihak Telkom. Memang dengan TIK ini, masih diperlukan peningkatan kualitas peralatan sehingga bisa menjangkau areal kampus. Selama ini hanya di sekitar kantor perpustakaan, kalau hal ini ditingkatkan dapat jangkau dari fakultas-fakultas yang ada di sekitar perpustakaan itu. Ini yang sangat diharapkan. Para mahasiswa dalam harapan bersama disiapkan tempat-tempat duduk yang teduh bisa membuka internet guna kepentingan mereka. Artinya tidak perlu untuk mereka berjubel membuka internet pada di lantai tertentu pada perpustakaan itu. Tapi bisa pemakai sudah banyak bisa dibuka pada kursi yang disiapkan dan mahasiswa bisa membuka internet di tempat-tempat yang disediakan apakah siang ataukah petang, bahkan malam hari. Walau jam kerja perpustakaan sudah tutup, tapi pelayanan internet masih dapat dipakai. Skripsi, Thesis dan Disertasi Dalam rangka meningkatkan pubikasi ke dunia luar, mulai bulan agustus 2019 dengan mencoba bekerjasama dengan fakultas yang paling besar jumlah alumnusnya yaitu: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan ternyata berhasil. Jadi setiap mahasiswa yang sudah menyelesaikan Skripsi, Thesis dan Disertasi diminta sub copynya untuk diserahkan dengan CD dan sudah dimulai dipublikasikan. Namun masih terkendala kapasitas paralatan yang sangat terbatas. Dalam penyerahan CD tersebut bukan asal diserahkan, tapi alumnus kita segera membukan dan berdiskusi walau hanya sebentar, sambil melihat apakah copy an skripsi, thesis ataukah disertasi itu betul-betul lengkap termasuk siapa pembimbing mahasiswa itu. Jika sudah lengkap baru si alumnus kita boleh meninggalkan petugas. Sebab kalau terjadi kekuranggan sulit mencari si pemilik hak cipta itu untuk perbaikan. Dengan demikan sudah disusun juklak materi yang akan ditayangkan apakah seluruh dari judul hingga daftar pustaka, ataukah pada bagian-bagian tertentu saja. Dan bagaimana hakciptanya nanti agar dapat dipertanggung jawabkan. Tumpukan Skripsi Saat pertama kali penulis datang ke perpustakaan sudah melihat tumpukan skripsi di lantai 5 yang muncul dalam pemikiran penulis bahwa diapakan skripsi mahasiswa yang ditempatkan sebagai difosit karya ilmiah yang tak berguna. Kenapa tidak dtempatkan disebuah bangunan tersendiri agar tidak terjadi mubazir seperti itu. Kenapa demikian karena skripsi yang jumlahnya ribuah buah diletakan di lantai paling atas, apakah tidak disuatu saat terjadi runtuh karena faktor keberatan. Maunya penulis skripsi/thesis, disertasi yang banyak itu, sebaiknya dibangunkan sebuah bangunan yang menampung karya ilmiah mahasiswa itu sebaggai kekayaan intelektual mereka. Untuk menghindari faktor keruntuhan disebabkan beratnya beban kekayaan intelektual itu, alangkah indahnya jika sekiranya disediakan tempat pada bangunan tertentu untuk menyimpan Hak intelektual Indonesia itu, skripsi, thesis dan disertasi ditempatkan dibanggunan tersendiri. Sementara ruang tersebut bisa dijadikan ruang diskusi dan rapat-rapat. Agar di lantai tersebut sangat berat menyimpan rak yang berisi karya ilmiah mahasiswa itu. Dan dketahui bersama di Universitas Palangka Raya dilaksanakan wisuda 3 kali dalam setahun, jika mahasiswa yang diluluskan hampir 2000 orang, maka beban yang disandang di atas akan tambah berat setiap 4 bulan sekali. Sehingga beban yang berat di atas itu bisa menghindari dari kerusakan. Lokasi Perpustakaan Istilah jauh dekat sebenarnya di jaman teknologi digital sekarang membuat perpustakaan ada di rumah kita. Kenapa demikian? Karena asalkan kita punya wifi, kita dapat membuka buku yang tersimpan di perpustakaan. Jadi buku-buku yang tersedia serta disimpan di perpustakaan walau jaraknya nan jauh di sana, tapi dengan kecanggihan teknologi dewasa ini, kita bisa dapat membaca tulisan-tulisan ilmiah tersebut. Jadi dengan demikian perpustakaan walau dengan jarak nanjauh di sana, tapi masih sangat penting bagi kalanggan mahasiswa dan dosen untuk mencari data dan masyarakat untuk kepentingan ilmiah. Kesimpulan 1.Tulisan ini tidak lain adalah sebuah permintaan pihak panitia penyelenggara Fucos Group Discussion (FGD) di Universitas Airlanggga yang menginginkan setiap peserta menulis sebuah artikel yang tujuan akhirnya guna dipublikasikan untuk kalangan pustakawan di tanah air. 2.Tulisan ini adalah sekelumit mengangkat keadaan sebenarnya yang ada di perpustakaan di mana tempat penulis berada sebagai upaya saling tukar menukar informasi sesama tentang petugas perpustakaan perguruan tinggi negeri di tanah air. 3.Kesimpulan dari tulisan ini adalah untuk memberikan infomasi apa yang sebenarnya kelebihan dan kekurangan yang kita miliki di masing-masing perpustakaan di tanah air. Keterangan: Penuis adalah: H.M.Norsanie Darlan, kepala UPT. Perpustakaan Universitas Palangka Raya.